「ホームファイリング」ならうまくいく
そこで長野さんがすすめるのが、オフィスの業務改善や効率化に実績を上げてきた独自の「ファイリングシステム」のノウハウを家庭向けに応用した「ホームファイリング」です。
モノと同じ方法では解決できない
「モノは形も色も違ううえ、使用用途も明確ですが、書類に関しては、ほぼすべてが1枚の紙です。片づけるには、そこにどのような情報が書かれているのかを見て、『情報を分けていく』作業が必要になります。つまり、『紙を片づけている』と考えているうちは、片づかないのです」
では、実際にどう取り組むべきでしょうか。
情報整理の3ポイント
「どのような『情報』を、自分が持っているのかをまず把握することが大前提になります。ポイントは、『持っている情報を洗い出す』『必要な情報だけにする』『思考にそって、グループ化して順番に並べる』の3点。どのような『紙＝情報』を自宅に置いているかを把握できていて、それが自分の思う通りに並んでいれば、必要な時に取り出すことができます」
まずは、紙の片づけ＝情報を分けていく作業という意識をはっきり持つことが必要です。年末の大掃除を、家の書類について見直す機会とするのはいかがでしょうか。
◆教えてくれたのは：オフィス業務効率化コンサルタント、整理収納アドバイザー1級認定講師・長野ゆかさん
オフィスミカサ代表取締役、オフィス業務効率化コンサルタント、整理収納アドバイザー1級認定講師。文書ファイリングを中心に、オフィスの環境改善、効率化などを指導。コンサルタントとしてのべ40トンの書類削減実績。講師として厚労省、全国の自治体や企業で研修実績がある。ホームファイリング(R)では一般向けのセミナー、訪問作業サポートができる講師の育成にも注力する。2022年10月、『実践！ はじめてのホームファイリング 「おうち書類」の片づけかた』（同文舘出版）を出版。https://twitter.com/officemikasa
※ホームファイリング(R)は株式会社オフィスミカサの登録商標です。