ホームファイリングの手順
書類整理を始める前の準備にも、正しい手順があるといいます。
まずは3ステップの作業準備を
「準備の1つ目は、家全体の書類量の全体を把握することです。リビング、廊下、押し入れ、車のダッシュボード内など、書類はさまざまな場所に散らばっています。
2つ目に、1つ目で出てきた書類がある場所をスマホで撮影しておきましょう。後日、見返した時に『こんなに片づいた』とモチベーションのアップにつながるうえ、万が一紛失した時に探すときの手がかりとなります。
3つ目は『いつまでに、どの範囲を、どこまで作業するのか』の計画を立てることです。数か月かかるとしても、心配はいりません。何年も溜め込んだ書類を、数日でやりきるほうが無理があると思って、ゆっくり、確実に進めていきましょう」
自分の手に負えないくらいの量の書類があると思ったら、まずは日々の生活に関係する書類から先に取り掛かるのがセオリーです。
書類整理は1日10分、数cm分が目安
次は、いよいよ書類の「整理」に取り組みます。
「対象書類の全体を把握できたら、『整理』を開始しましょう。たとえば、本棚の左から3cm、平積みの書類は上から5cmなど、10分程度で要不要を判断して分け終わる範囲の書類をすべて一気に出します」
「いる」「いらない」を見極めるコツ
書類の要不要を分ける作業は意外と頭を悩ませる作業です。「いる」「いらない」を見極めるコツはなんでしょうか。
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「要不要の判断基準は、『自分自身が置いておきたいのか、捨てたいのか』です。全部見たうえでなら1枚も処分しなくてもOK。一方でNGなのが、不要な書類だけを処分する『間引き片づけ』です。あいまいな書類を置いたままにしてしまうと、書類の把握は進みません」
整理する量よりも、1日10分程度で済む分について、全部を取り出しチェックすることのほうが大事だそうです。
迷った時のヒント
「いるかいらないか迷う書類がでてきたら、『いつ使うか』『必要な時になかったらどうするか』を具体的に考えてみてください。書類がなくても、『インターネットで検索すればどうにかなる』、または『もう一度手に入れる手段がある』とわかれば、手放せるはずです」
納得する理由を見つけていくことで、悩む書類が減っていきます。